Todo gestor deseja que seus colaboradores sejam mais produtivos, ou seja, consigam entregar mais usando a menor quantidade de recursos possível, sem perder a qualidade.
Acontece que aumentar a produtividade da equipe e otimizar o trabalho dos funcionários não é tarefa fácil.
É um esforço estratégico que exige tempo e recursos por parte da empresa.
Mas quando seus gestores começam a perceber as coisas fluindo melhor, com menos erros, desperdícios e retrabalho, fica evidente que este é um investimento que vale muito a pena.
Neste artigo, você vai conhecer X maneiras práticas para ter funcionários mais produtivos na sua equipe.
Mas antes disso, vamos entender rapidamente o que significa “produtividade” para uma empresa.
O que é produtividade
Produtividade é a relação direta entre a quantidade produzida (seja de produtos ou serviços) dividida pelos insumos ou recursos necessários para sua confecção.
Basicamente, se a sua equipe consegue produzir mais, com qualidade, em tempo menor e com menos custo, ela pode ser considerada altamente produtiva.
Como já dissemos no início deste artigo, é fazer mais com menos.
Mas lembre-se que produtividade não é sinônimo de resultado.
Ter colaboradores produtivos contribui para gerar melhores resultados, mas o desempenho do seu negócio vai depender de uma série de fatores (internos e externos) além do índice de produtividade dos funcionários.
Dito isso, vamos às dicas!
8 ideias para aumentar a produtividade da sua equipe de funcionários
1. Organize a rotina da equipe
O caminho para uma equipe altamente produtiva começa na organização das rotinas dentro da empresa. Quando o colaborador sabe “onde está pisando” e tem uma ideia clara de como deve proceder para realizar seu trabalho, tudo flui com mais agilidade e eficiência.
Padronizar processos internos é fundamental para evitar falhas, desperdícios, improvisos, atrasos e tarefas que não agregam valor e só diminuem a produtividade.
O ideal é fazer um planejamento semanal, com tarefas diárias, prazos e prioridades bem definidas. Além da lista de atividades, este plano de ação deve apontar também quem são os colaboradores responsáveis por executá-las.
Uma boa ideia é manter um quadro de tarefas no ambiente de trabalho, onde o planejamento semanal possa estar bem visível por todos, ou então compartilhar esse planejamento por e-mail com a equipe.
2. Trabalhe com metas e indicadores
Quando sua equipe entende o que se espera de cada colaborador, o trabalho fica mais fácil e rende mais.
Portanto, se você pretende criar uma cultura de produtividade na empresa, é preciso ter metas e objetivos (compartilhados ou individuais) capazes de gerar o engajamento e o comprometimento necessários.
Procure definir metas que sejam específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporizáveis. Adote indicadores específicos relacionados a cada uma dessas metas e estabeleça um método para avaliar o desempenho dos colaboradores.
Apenas dessa forma é que sua empresa poderá avaliar se os objetivos foram cumpridos, e se a produtividade da equipe aumentou ou diminuiu.
3. Invista na qualificação e treinamento da equipe
Quanto mais capacitado e preparado for um colaborador, mais produtivo ele se torna. E isso só se consegue investindo em ações de treinamento e desenvolvimento para sua equipe!
Comece fazendo um diagnóstico das principais dificuldades e carências relativas à formação e capacitação da sua mão de obra. Isso envolve desde conhecimentos técnicos até a capacidade de trabalhar em grupo e se relacionar com colegas e lideranças.
Depois, desenvolva um planejamento prevendo que tipo de cursos e treinamentos podem ser aplicados para corrigir os problemas que estão atrapalhando a produtividade da equipe.
Procure manter um programa contínuo de capacitação e nunca deixe de desenvolver seus colaboradores com medo de que eles saiam da empresa depois. Tenha consciência que pior seria deixar de treiná-los e eles ficarem.
Por isso, promova treinamentos em grupo e também individuais, sempre levando em conta o perfil de cada funcionário e sua função na empresa.
É preciso entender que treinamento é investimento. Treinar hoje significa economizar amanhã com uma equipe que erra menos e produz mais.
4. Melhore a gestão do tempo
Seus colaboradores devem ser incentivados a organizar e planejar a quantidade de tempo gasto para executar cada tarefa do seu dia. Assim eles conseguirão fazer mais em menos tempo, aumentando a produtividade.
Quando falamos em monitorar o tempo de execução das tarefas, é preciso ficar muito atento a dois problemas bastante comuns no ambiente de trabalho: a procrastinação e a fadiga mental.
Para evitar que isso ocorra na sua equipe, procure estabelecer prazos razoáveis e garanta que seus funcionários tenham a oportunidade de fazer pausas durante a jornada de trabalho. Isso é muito importante para que eles possam recompor suas energias e não perder o foco devido à fadiga.
5. Automatize o que for possível
A automatização de tarefas é uma das melhores maneiras para otimizar o processo de produção, evitando erros e retrabalho.
Muitas tarefas manuais podem ser eliminadas ou substituídas com o uso de sistemas e softwares de gestão em diversas áreas da empresa.
Assim, o tempo da sua equipe pode ser dedicado a tarefas de cunho mais estratégico ou que exijam uma atenção especial, como vendas ou contato com clientes.
6. Tenha uma comunicação clara e objetiva
Melhorar o fluxo de comunicação da empresa com seus funcionários pode contribuir de maneira decisiva para um aumento na produtividade.
Por isso, além de ter profissionais dedicados a desenvolver essa área internamente, sua empresa deve investir em uma estratégia de comunicação capaz de atingir todos os colaboradores.
Esse contato deve se dar por meio de diferentes canais, incluindo desde o tradicional mural de avisos até recursos tecnológicos como intranet, newsletters e e-mails. É claro que a boa e velha reunião presencial também não pode ser deixada de lado.
Dedique uma atenção especial aos líderes nesse processo, pois muitas vezes são eles os responsáveis por comunicar decisões importantes aos seus subordinados.
Certifique-se de que a comunicação na sua empresa seja uma “via de mão dupla”, ou seja, mantenha-se aberto a opiniões e sugestões dos seus colaboradores. Muitas vezes é daí que surge uma ideia que vai resultar em um aumento na produtividade.
7. Ofereça recompensas e benefícios
Que tal recompensar aqueles funcionários que conseguiram atingir todas as metas anuais de produtividade definidas no seu planejamento?
Essa é uma ótima maneira de reconhecer e motivar os colaboradores, aumentando seu engajamento e comprometimento com a empresa.
Para isso, é importante estabelecer um sistema de recompensas que pode incluir bonificações financeiras (participação nos lucros ou nos resultados) ou mesmo presentes e brindes que tenham valor real para o funcionário.
Mas nem sempre a motivação vem de um prêmio com valor financeiro. Dar feedbacks positivos a respeito do trabalho executado é algo que funciona muito bem para elevar a motivação e a sensação de pertencimento do colaborador.
Outra possibilidade é recompensá-lo com a oportunidade de desenvolver novas habilidades participando de cursos e treinamentos.
8. Mantenha um bom ambiente de trabalho
Trabalhar em um ambiente tranquilo, organizado e colaborativo é fundamental para garantir a produtividade dos colaboradores.
Por isso, procure proporcionar todos os recursos e ferramentas necessárias para que as pessoas possam fazer bem seu trabalho dentro (ou fora) da empresa.
Mas manter um bom ambiente de trabalho vai além disso.
Significa garantir a valorização de cada funcionário por meio de uma liderança imparcial, que saiba respeitar as diferenças e dar oportunidades para que todos possam se desenvolver profissionalmente.
Quem estiver encarregado da gestão de pessoas precisa saber resolver problemas com rapidez e coerência, administrando conflitos e eliminando comportamentos nocivos dentro da equipe, como procrastinação, discriminação ou assédio.
E então? Gostou das nossas dicas para aumentar a produtividade da sua equipe?
Seguindo essas orientações e adaptando-as à realidade da sua empresa, temos certeza de que os resultados logo virão, na forma de funcionários motivados, comprometidos e altamente produtivos!
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